こんにちは。しょぼいサラリーマンの豆作（マメサク）です。
皆さんは部下もしくは同僚に仕事を振ることができていますか？
僕は30代後半になって、ついに部下ができました。
そして、部下ができてはじめて「仕事を振ることって難しいんだ」ということに気がつきました。
恥ずかしながら、全然うまく仕事を振ることができません。
というわけで、「なぜ、仕事を振ることが難しいのか」と「仕事を振れない人ってどんな人なのか」について書いてみました。
そして、そこから「じゃあ、どうしたら良いのか」を考えたいと思います。
この記事は、以下のような人に読んでもらえるように書きました。
- 仕事を振りたいのに上手くできない理由を知りたい人
- 仕事を振るべき理由を知りたい人
- 仕事を振れない人の末路を知りたい人
この記事を読むと、
それでは、最後までお付き合いよろしくお願いします。
そもそも、なぜ仕事を振る必要があるのか
そもそも、なぜ仕事を他人に振る必要が出てくるのでしょうか。
与えられた仕事を決められた時間でこなしていれば問題ないはずです。
じゃあ、なぜ仕事を振る必要があるのか？
それには２つの理由があります。
- 受動的な理由として、あなたの能力の向上によって、よりレベルの高い仕事を任せられたり、マネジメント的な仕事を任せられたりと、より難易度の高いことを要求されるようになるから、必然的に仕事を振る必要が出てくる。
- 能動的な理由として、新しい仕事や難しいことに挑戦するためには、自分の時間を確保する必要がある。その時間を作り出すために仕事を振る必要がある。
いずれの場合も、次のステージで活躍するための時間を作り出すことが、仕事を振る最大の目的だと言えます
なぜ、仕事を振ることがこんなにも難しいのか
さて、この記事を読んでくださっているということは、「仕事を振る」ことを難しいと感じている人だと思います。
仕事を振るのってほんとに難しいですよね
でも、どうして仕事を振るのが難しいのでしょうか。
いろいろ理由はあるとは思いますが、僕が仕事をしていて感じている「仕事を振ることの難しさの本質」について、その理由を４つ紹介します。
- そもそもどの仕事を振ればいいのか分かっていない
- 仕事を振るためにはその仕事を教えないといけないので、だったら自分でやった方が早いと考えてしまう
- その仕事がアイデンティティ化しているので仕事を振ると自分の価値がなくなってしまうと恐れる
- 仕事を振ったことで、相手から悪いように思われてしまうかもと恐れている
僕は、この４つが足かせになって仕事を上手に振ることができませんでした（今もですが・・・）。
改めてこの４つの理由を見てみると、仕事を振ることが難しいと感じてしまう理由のほとんどは、自分の心の問題なんだと気づかさせられます。
でも、逆に言えば仕事を振れない理由がしっかりと理解さえできれば、仕事を振る方法も見えてくると思います。
というわけで、仕事を振ることが難しい理由【４つ】についてひとつずつ深掘りして行きたいと思います。
そもそも、どの仕事を振ればいいのか分かっていない
今、自分が抱えている仕事量を把握できているでしょうか。
これは、業種や企業規模にもよるのでしょうが、僕の勤めているような中小企業でデスクワークをしているような人だと、日々、たくさんの事務仕事が舞い込んでくると思います。
- ルーティンワーク
- 過去の類似業務に若干の変更を加える業務
- 問い合わせ業務
- チェック作業
- 資料作成
- その他もろもろ・・・
また、抱えている仕事には、当然のことながら期日が設定されていますよね。
ですから、自身の仕事量を把握するなど考える暇もなく、とにかく期日を守るためにガムシャラに業務をこなしているだけになっていませんか。
次から次に舞い込んでくる日常業務に忙殺される日々・・・
気がつけば、「もう、定時か。」とか「はぁ、今日も残業しないと・・・。」なんてことになっていたり。
もしくは、日常業務に忙殺されていることで「なんだか分からないけど、毎日忙しい。俺、めっちゃ仕事してるぜ！」とか、「今月、俺は残業XX時間だぜ！マジ忙しい！」といったように、満足していませんか。
こんな状態では、そもそも自分の仕事量を把握できているとは言えそうにありません。
自分の仕事量を把握できていない人が、どの仕事を振ればいいのかなんて分かるはずもありません。
ましてや、仕事を振って新しい仕事を請け負うなどといった、次のステージへはいけませんよね。
だからと言って仕事量を把握しろと言われても、「言うは易く行うは難し」です。
実際、僕の周りを見回してみても自分の仕事量を把握している人ってなかなか見当たりません。
上司であっても、なかなかそんな人はいません。
仕事量を把握するってほんとうに難しい
自分の仕事量が把握できていないから、仕事を的確に振ることができないのです。
だから結果として仕事を溜め込みすぎたり、逆に仕事を無闇に振りすぎて同僚や部下から批判されたりするのです。
仕事を振るためにはその仕事を教えないといけないので自分でやった方が早いと考えてしまう
今、あなたが抱えている仕事の中で部下や同僚に振れそうな仕事を考えてみて下さい。
その仕事、何も教えなくても部下や同僚ができそうな仕事でしょうか。
そんなあなたのとある一日。
〇〇君、この仕事お願い
やり方は、ここをこうして、あれをそうして、そこにこれしてくれたらいいよ
はい。わかりました
・
・
・
すみません。
ここはどうやったらいいのですか？
あ〜、それはね
ここと、ここに注意してこうしてみて
・・・はい
（え？、全然意味わからん・・・）
・
・
・
あ、あの〜
やっぱり、さっきのところやり方が分からないのですが・・・
ん〜
・・・じゃあ、そこに置いといて
あとはやっておくわ
（自分でやった方が早いな・・・）
こんな風になっていませんか？
どちらかと言えば、「あるある」なんじゃないでしょうか。
この教えるという作業が、日々、忙しいあなたにとってはとても面倒な行為のような気がしませんか？
時間は取られるし、場合によってはストレスも溜まりますよね。
だから、結局、教えることを避けて全部自分でやってしまおうと考えてしまいます。
これじゃあいつまで経っても仕事を振ることができないというわけです。
その仕事がアイデンティティ化しているので仕事を振ると自分の価値がなくなってしまうと恐れてしまう
仕事がアイデンティティ化？どういうこと？
あまりピンとこないかもしれませんが、この現象は中途半端に仕事ができる人に多いような気がします
これは中小企業ならではかもしれませんが、どうしても中小企業などではある程度仕事が属人化してしまいます。
それも長期間にわたって。
この仕事は〇〇さんしかできない、その仕事は□□さんが詳しいから・・・といったように自然と仕事が偏っていきます。
この方があまり大きくない会社組織にとってはマネジメントの手間が省けて都合が良いのだと思います。
すると、〇〇さんや□□さんは、自分でなければこの仕事ができないと思い込んでしまいます。
そして、その仕事ができる自分には価値があると思い込んでしまい、その仕事を他人に渡したくないという思いが生まれます。
その結果、ずっとその仕事を手放さずに自分の存在価値を維持しようとします。
こうして、その仕事が〇〇さんや□□さんのその職場におけるアイデンティティとなってしまうのです。
ですから、仕事を振るということはアイデンティティの崩壊と等しくなってしまうので、なかなか仕事を振ることができなくなります。
仕事を振ったことで、相手から悪いように思われてしまうかもと恐れている
これは多かれ少なかれ、みんな思うことではないでしょうか。
あいつはいつも自分でやらずに、すぐに人に仕事を押し付けてくるなぁ
私も忙しいのに、なんで仕事を振ってくるの？
もっと上手に仕事を回して欲しいんだけど
仕事を振ったことによってこんな風に思われたら嫌ですもんね。
おそらく、あなたも同僚や上司に対して同じようなことを思ったことがあるのではないでしょうか？
そう思ったことがある人ほど、仕事を振られる側の気持ちが分かる人ほど、他人に仕事を振ることが難しいと感じてしまいます。
仕事を振ることが難しいと思うのは普通のこと
ここまで、仕事を振ることが難しいと思う４つの理由について紹介してきました。
もう一度、その４つの理由をまとめておきます。
- そもそもどの仕事を振ればいいのか分かっていない
- 仕事を振るためにはその仕事を教えないといけないので、だったら自分でやった方が早いと考えてしまう
- その仕事が自分のアイデンティティ化しているので仕事を振ると自分の価値がなくなってしまうと恐れる
- 仕事を振ったことで、相手から悪いように思われてしまうかもと恐れている
さて、記事の冒頭で仕事を振ることが難しい理由について「自分の心の問題」だと書きました。
もちろん、その結論自体は変わらないのですが、そもそも「自分の心の問題」になる以前に「組織の文化」がそれを難しくさせているということがあります。
つまり、【個人の問題】ではなくて【組織の問題】として考えることができます。
もし、あなたが属している組織が成長を重視しているのならば、上に挙げた４つの理由は「組織の文化」を悪くする原因になりますので、組織の仕組みによって解消されているはずです。
つまり、組織マネジメントによって仕事の振り方は、個人の問題ではなく組織の問題としてしっかりと教育および対策がされているというわけです。
しかし、残念ながらあまりマネジメントが上手くいっていない組織では、成長しにくい「組織の文化」が培われていますので、仕事を振って成長をしていこうと考えること自体が難しいのです。
だから、そのような組織に属しているのであれば、個人レベルで「仕事を振ることが難しい」と思うことは普通のことなのです。
仕事を振ることができる人になるために
「組織の文化」が原因で仕事を振ることが難しいことは先に述べた通りです。
じゃあ、そんな組織に属しているのであれば仕事を振ることができる人にはなれないのかというと、そんなことはありません。
結局のところ、最終的にはやっぱり「自分の心の問題」なのです
どんな組織に属していたとしても、仕事を振ることが難しい理由は何度も書いていますが以下の４つです。
- そもそもどの仕事を振ればいいのか分かっていない
- 仕事を振るためにはその仕事を教えないといけないので、だったら自分でやった方が早いと考えてしまう
- その仕事が自分のアイデンティティ化しているので仕事を振ると自分の価値がなくなってしまうと恐れる
- 仕事を振ったことで、相手から悪いように思われてしまうかもと恐れている
これらは自分の行動や考え方を変えると何とかなるものです。
それではその方法を紹介していきます。
常に自分の仕事量を管理しておく
当たり前と言えば当たり前のことですが、自分の持っている仕事を管理するためには今現在自分が抱えている仕事を全部洗い出します。
とにかく全部洗い出します。
- プロジェクト案件
- ルーティンワーク
- 過去の類似業務に若干の変更を加える業務
- 問い合わせ業務
- チェック作業
- 資料作成
- その他もろもろ・・・
ノートでもいいし、エクセルでもワードでも何でもいいので自分の抱えている仕事をアウトプットします。
僕のオススメはA4を横半分に区切った管理シート（下図）を作成して、その管理シートに手書きで仕事をアウトプットする方法です。
仕事を請け負うたびにその管理シートに仕事内容を記載していきます。
仕事を受けた日、仕事の内容、しなければならないこと、期限などを記入しておきます。
そして、仕事が片付くと一つずつ消し込みます。
こうやってまずは自分の仕事量を可視化することが大切です。
マニュアル化する
自分の仕事量を管理できるようになれば、その自分の仕事内容でマニュアル化できそうなものを探します。
例えば、同じような内容の仕事で件数の多いものや、手順が大切な業務など、やり方さえ分かれば誰でもできるが、その仕事に費やす時間が多い業務がマニュアル化の狙い目です。
あなたはその仕事をこなせているのですから、マニュアル化することはできるはずです。
そのマニュアルを作ることに時間がかかるし面倒臭いんだが・・・
確かにその通りですが、マニュアル化のメリットは大きいですよ
マニュアル化のメリットは以下の通りです。
- 誰でも同じ品質の仕事ができるようになる
- 教える手間が省ける
- 感謝される
- 評価が上がる
マニュアル化は当記事のメインテーマである「仕事を振る」についての一つの回答だと言えます。
マニュアル化することはとても大変ですし、かなりの時間を費やすことになると思いますが、作ってしまえばマニュアル化のメリットに示した通り、良いことしかありません。
マニュアルさえあれば仕事を振るために教えるという負荷が大幅に軽減されます。
ちなみに個人的にはマニュアルを作れる人というのは、仕事を川の流れで例えると確実に上流側に属していると思っています。
逆にマニュアルを作れない人はその仕事を理解できていないに等しく、マニュアルを見なければならない下流側に属していると思っています。
上流・下流のどちらが良いとは言えませんが、マニュアルを作れる方が組織内での評価は上がりそうですね。
たいていの仕事は誰にでもできると知る
ある特定の仕事をずっとやり続けていると、その仕事ができるのは自分だけだと思い込み、その仕事がその人のアイデンティティ化してしまうことがあるということは先に述べた通りです。
しかし、特別な業種の仕事やその業界でもトップの人達にしかできないような仕事などを除けば、たいていの仕事は誰にでもできます。
極論、向き不向きはあったとしても僕たち一般サラリーマンに課せられるような仕事は誰にでもできるはずです。
「誰にでもできる」ということを認知することが大切です
ですから、誰にでもできる仕事でアイデンティティ化してしまわないように注意が必要です。
時々、仕事がアイデンティティ化している人を見かけますが、誰にでもできる仕事でドヤっている姿はあまり格好の良い話ではありません。
そして、そんな人はアイデンティティを失いたくないので必死に自分の手からその仕事が離れることがないように立ち回ります。
なかには、アイデンティティを守るためにポジショントークをしている人も見かけます。
つまり、アイデンティティ化してしまうと仕事を振ることができない人になってしまっています。
そんな格好の悪い人にならないためにも、たいていの仕事は誰にでもできると認識し、さっさとマニュアル化してしまいましょう。
仕事ができる人は敵も多い
「仕事を他人に振ることで、悪く思われてしまわないかと恐れてしまう」
これは、とてもよく分かります。
でも、仕事を振らなければいつまでも自分の時間を確保することができません。
つまり、新しいことに挑戦したり次のステージに進んだりなんかできません。
さて、ここでちょっと考えてみて欲しいのですが、仕事ができる人って敵も多いような気がしませんか。
いろんな批判に晒されていると思いませんか？
人間性に問題がある人は論外ですが、人間性が尊敬できる人であっても敵はいますし嫌われたりもしています。
でも、その反対にもっと深く味方になってくれる人も増えますし、深く好いてくれる人も増えます。
例えが適切かどうかは分かりませんが、内閣支持率なんかは仕事をすればするほど下がるとも言われています。
新しい挑戦や次のステージへ進むということは、言い換えれば仕事ができる人になることだと言えます。
みんなに悪く思われたくないから仕事を振ることができないと言って、八方美人をしていたら成長することができません。
そればかりか、結局のところ広く浅くしかあなたを好いてくれない人の中でダラダラと生きることになります。
こんな風に考えてみると、じゃあ、ちょっと仕事を振ってみようかなって気になりませんか？
ちょっと気持ちを切り替えることで大きく人生が変わるかもしれません。
ただし、無闇になんでもかんでも仕事を他人に振るなんてことをしたらアウトです。
そんな無計画なことをすれば、それこそ悪く思われるだけです
自分の仕事量を管理したうえで、できる限りマニュアル化した仕事を振ることが重要です。
仕事を振る方も振られる方も気持ち良く仕事ができるように心がけることがとても大切です。
おわりに
いかがだったでしょうか。
この記事は冒頭に書いた通り、僕に初めて部下ができたことがきっかけになって、僕自身が仕事を振れるようになるために、今の僕に向けて書きました。
そんな僕がサラリーマンとして今まで働いてきて思ったことは、仕事ができる人というのは自分の時間マネジメントができている人だということです。
そして、そんな人はそんなにたくさん存在しないことも知りました。
ほとんどの人はなんとなく仕事をして、年功序列的に仕事を振る立場になり、そしてなんとなく仕事を振っているように感じます。
まぁ、それはそれで別に問題ないとは思いますが。
できれば、僕はちゃんと仕事を振ることができる人材になりたいと思っています。
また、当記事で書いた「仕事を振る」スキルを身につければ、仕事以外のいろんな場面で役に立つと思っています。
この記事が、ここまで読んでくださった方の少しでも気持ちの変化のお役に立てられたのならば嬉しいです。
最後まで読んでくださり、ありがとうございました。