こんにちは。「仕事は走りながら考えよ」という最近流行りの仕事術に「それ本当？」って思っているしょぼいサラリーマンの豆作（マメサク）です。
いきなりですが、現在、あなたはこんな状態ではないですか？
- 失敗の尻拭いでめちゃくちゃ時間がかかっている。
- 間違い・勘違い・手戻りが度々発生・・・進むどころかむしろ後退している。
- すでに取り返しがつかなくなってしまって辻褄合わせに四苦八苦。
- 「えっ！？そんなん聞いてないよ」の対応でいつもやり直し。
僕は、どれも身に覚えがあります。
そして、こんなふうに思っていませんか？
- なんでいつもこうなるんだろう・・・。
- どんどん首が回らなくなる・・・。
- 〆切だけが刻一刻と迫ってくる・・・。
- 今さら言えないことが多すぎる・・・。
そして、そうなる原因が「準備にある」ということをすでに理解されているのだと思います。
そのうえで、何かヒントになるようなものを探しているところではないでしょうか。
本当にその気持ち共感します。
僕も、ずぅ〜と、このことで苦しい思いをしてきましたし、今も時々苦しんでいます。
この記事は、機械設計という仕事を15年以上やってきた僕がたどり着いた、当たり前だけれどもとても難しい以下の真理について述べています。
この真理を僕の体験を通して共有したいと思って書きました。
ちなみに一応僕の職業である、機械設計について簡単に説明させてもらいます。
例えば自動車のような機械でしたら、何人乗って荷物をこれくらい積んで、時速120km/hで走行してもビクともしない車体にするためには・・・フレームの厚みを何mmにして形状はこの形にして・・・といったようなことを計画して品物を生み出す仕事です。
僕は自動車の設計ではないので、この説明では自動車設計の人からすれば「もっと複雑だから…」って言われそうですが、機械設計という仕事をザックリ知ってもらえたらOKです。
僕の失敗談
まずは、ちょっと僕の失敗談にお付き合いしてもらいたいと思います。
僕は数えきれないくらい準備不足で失敗をしてきました。
その中で、準備不足に＋αの要因が加わると格段に失敗する確率が上がるということも共有したいと思い、次の２つの失敗を紹介します。
上司からの引き継ぎ案件で失敗
僕の上司が、ある機械の新規開発案件の対応していました。
何度か試作機を試していたようですが、どれもあまりうまくいっていませんでした。
時間だけが過ぎて行き、お客からのプレッシャーは強くなる一方でした。
その時は「なんだか大変そうだなぁ」と横目で見ているくらいで僕には関係のない仕事でした。
しかし、ある時、その上司がいきなり転勤という形で突然その仕事から離れることになったのです。
そこで、急に僕がその仕事を引き継ぐことになってしまいました。
最悪でした。
しぶしぶ、その仕事に取り掛かりました。
そして、すぐに気が付きました。
もう残された時間があまりないこと、そして、それなのに内容がグダグダであることに。
心の底から
何これ、最悪や・・・
って思いました。
そもそも、この仕事の目的が何なのかよく分からない状態でした。
顧客Aをターゲットにしているのか、顧客Bもターゲットなのか、それともこの市場を狙っているのか・・・？
顧客Aだけならそもそも余剰な設計もあるが、顧客Bもターゲットならカバーできていないし、この市場がターゲットなら情報が足りていない・・・。
何から手をつけたら良いのか、何ができていて何ができていないのか、何がゴールなのか、どれもよくも分からない状態でした。
転勤した上司に話を聞いても、
俺がほとんど下地を作ってあるから、とにかく頑張ればできるって…
のような、根拠も何もない無責任なことを言われただけでした。
とても腹が立ちました。呆然とするとはこのことなんだと思いました。
でも時間は待ってくれません。
なんで僕がこんな上司の尻拭いのようなことしないといけないんだ…。
やってられない。
って、愚痴っていたことを覚えています。今でも思い出すと腹が立ちます。
とはいえ、仕方がないので、イライラしながら上司の残した計画を頼りにとりあえず仕事を進めながら考えることにしました。
はい。この時、「失敗」が確定しました。
これが失敗のツートップです。
何事もそうですが腹を立てた状態で上手くいくことなんて絶対にないです。
この時の僕の失敗の原因の30％くらいが「腹を立てた状態」だったからだと思います。
そして、残りの失敗原因の70%は「とりあえず仕事を進めた」ことだと言えます。
「とりあえず」進めてしまったが最後、進めば進むほど「え？これはどういうこと？」、「え？聞いてない・・・」、「その仕様もカバーしないといけなかったのか・・・」、「不具合が続出・・・」といったように後からどんどん問題点が噴き出してきました。
そのたびに、この仕事の経緯や取り決めを調べたり、お客さんに再確認、設計のやり直しなど「今さら・・・」という手直しが多発しました。
この時は期限がどんどん近づいてきているのに、やり直しばかりで気持ちが滅入りました。
引き継いだ時に、今までの経緯をしっかり調べずに進めたことが間違いでした。
後から振り返るとよく分かるのですが、最初に目的を明確にしてから、しっかりと調べてさえいれば、しっかりと課題を抽出して見直しさえしていれば、しっかりと状況を把握して完成時期の延長を申しれてさえおけば・・・なんとかなったこともたくさんあったと思います。
しかしまぁ、こんな準備不足な状態でもなんとなく仕事が進んでいってしまうところが本当に厄介ですね。
押し付けられたプロジェクトで失敗
この失敗は機械設計の仕事ではないのですが、本社命令の誰もやりたくない短期間の業務改善プロジェクトで、僕がプロジェクトリーダーを押し付けられた話です。
このプロジェクトの特徴は、
- しっかりやれば大きな効果を得られるが、本社以外はやる気がない
- そもそも子会社は日々の業務に追われてそれどころではない
- 私の勤務している子会社ではそんなプロジェクトなんてどうでもいいという雰囲気
- スキマ時間でやらなければならない
- 評価の対象にはならない
- でも本社命令だから形にはしないといけない
といった感じのプロジェクトです。
今、振り返ってもやりたくないプロジェクトですね。
皆さんの働いているところでもこれと似たような仕事があると思います。
このプロジェクトは先述した引き継いで失敗した仕事とは違って、はじまりの時点で自分がリーダーです。
ですから、自分次第で何とでもなるはずでした。
でも失敗しました。
失敗の理由は、
- 自分ごとではなかった
- ゴールを明確に決めきれなかった
です。
無理矢理押し付けられたプロジェクトだったので、「何で僕がやらなきゃならないんだ」「あなた方上司たちでやれよ」って思っていました。
そんな風に思ってしまうと、もうそのプロジェクトは「人のせい」にしてしまう口実を探してしまいます。
というわけで、このプロジェクトは「自分ごと」にはならず、「やらされている」感を全面に出してしまいました。
その結果、「まぁ、適当にやればいいや」と安易にスタートしました。
最終的にこのプロジェクトは成果物をプレゼンしなければならなかったのですが、ある程度押さえておかなければならない「型」というものがありました。
その「型」を完成させるためにはちゃんと調査をした結果が揃っていないといけませんでした。
プロジェクト開始時点ではうっすらとその必要性を感じていたものの、「まぁ、やりながら考えよう」ってこれまた適当に扱ってしまいました。
これが、後になって取り返しがつかない判断になってしまいました。
やっぱり、プロジェクト開始時点で、プロジェクトの目的とゴールを明確にして、その「型」をうまく使って結果をまとめるというところまで決めきらなければならなかったのです。
準備を真面目にせずに「やりながら考えよう」などと舐めた態度で始めてしまったことで、「まぁ、後で考えればそれなりにまとまるっしょ」みたいな感じで手を抜きっぱなしでした。
当然、プロジェクトメンバーにも僕の態度が浸透してしまいました。
そんな感じで時間ばかりが過ぎて行きました。
そして、「さて、そろそろまとめるか」となった時に・・・
あれ？これじゃ全然まとまらない…
っていうか、全く情報が足りてない…
どうしたらいいんだ。今さら何もできない…
まぁ、想像通りですが、こうなりました。
結局、僕がリーダーを務めたチームの成果物は他のチームの成果物と比べて圧倒的にお粗末なものでした。
「本当に社会人のチームで作り上げたものなのか？」と思われても仕方がいないような、二度と見たくない出来でした。
メンバーにも申し訳ないと思いました。
僕の失敗談をまとめると
まず、100％言えることは準備不足が原因です。
【目的】と【ゴール】が全然掴めていませんでした。
いや、そんなことすら考えてもいませんでした。
そもそもちゃんと準備をしてから仕事を始めるという概念すらありませんでした。
本当に手を抜いて仕事をしていたとしか言えません。
そして、もう一つの原因は「感情」です。
紹介した２つの失敗談も準備不足に＋αとして「イライラ」とか「イヤイヤ」といった感情から始まりました。
その感情が「〇〇のせいだ」という責任転嫁を生み出し、仕事ではないこと（文句や不平不満、愚痴をこぼす）にエネルギーを費やしていました。
あなたにも心当たりがありませんか？
仕事が苦しくなる理由
ここまで僕の失敗談が長々と続いてごめんなさい。
でも、僕の失敗談に仕事が苦しくなる原因を全部書いたつもりです。
とても大切なことだと思っていますので、改めてもう一度述べたいと思います。
それは、やっぱり僕たちは、
なのです。
じゃあ、なぜ準備不足になるのでしょうか。
そのことについて、僕なりの結論は、
- 準備のやり方が分からない
- 準備の効果を体験していない
- 感情を切り離せない
だと思っています。
というわけで、次項からはじゃあどうしたら良いのかを僕なりの考えと方法を述べたいと思います。
準備のやり方
売れているビジネス書では、「スピードが大切」「走りながら考える」「完成度は低くても良いからフィードバックをもらうために提出する」なんてことがスマートに書かれています。
これであなたもスマートなビジネスマン！！
おそらく、この記事を読んでいるあなたも似たような本を読んだことがあるのではないでしょうか？
でも、こう思いませんか？
いつも走りながら考えているよ。
ビジネス書の通りのはずなんだが。
なぜ失敗するんだよ・・・って。
それらの本を読んでも目の前がパァ〜ッと明るくなる気がしません。
なぜか？それは、一番大切な「準備のやり方」がスッ飛ばされているからです。
ビジネス書にも確かに「準備」の重要性については触れらていますが、どちらかと言えば「準備」をやり過ぎると費用対効果が悪いという論調です。
だからなのか、それとも「準備のやり方」を本にしても格好良くないからなのか、実は「準備」って難しすぎるからなのか、それともそんなの当たり前すぎるのか、何が理由なのか分かりませんがほとんどのビジネス書で「準備のやり方」には触れられていません。
なので、ビジネス書からは学べそうにありません。
※追記：準備のやり方が分かりやすく書かれた本を見つけましたので、その紹介記事はこちら▼▼
じゃあ、会社で、あなたのその業務に対する「準備のやり方」を教えてもらったかといえば、答えはたぶんNOだと思います。
だったら仕方がありません。もう自分達で「準備のやり方」を作るしかないです。
さて、仕事に限らす、全ての物事について言えることですが、「準備のやり方」で大切なことは以下です。
- 目的を明確にする
- ゴールを設定する
- ゴールに到達するための「課題」を明確にする
- 全てを紙に書き出す
- ルーティーン化する
１〜３なんて、なんか当たり前すぎるような・・・
確かにそうですが、でも、それができていないから苦しいのではないでしょうか？
それでは順を追って説明しようと思います。
１.目的を明確にする
今、あなたが手掛けている仕事の「目的」は何でしょうか？
どんな仕事にも絶対に「目的」があるはずです。
例えば、取引先のメーカーが製造している機械の部品をあなたの勤めている会社が下請け製造しているとします。
取引先のメーカーから新製品開発のため、今の部品より性能を上げて、コンパクトにしつつ、コストを下げたものを開発期間を２年で製造してほしいという依頼があり、あなたの会社もそのコンペに参加する事を決めたとします。
そして、その仕事をあなたが任されたとします。
では、この仕事の「目的」は何でしょうか？
この「目的」が明確になっていないと、その仕事はどこかで空中分解してしまいます。
先述の僕の失敗談「上司からの引き継ぎ案件で失敗」で紹介したように。
２.ゴールを設定する
仕事には「目的」があって、必ず「ゴール」もあるはずです。
この「ゴール」の設定を間違えると厄介なことになります。
先ほどの例で言うならば、取り引き先の基準値を絶対に確認したうえで、「性能を基準値より〇〇まで上げる」、「現行品で基準値をクリアしているがさらに△△％小さくする」、「コストは顧客基準値を遵守」、「試作品を納期の３ヶ月前までに制作」といったように可能な限り数値を入れて設定します。
数値が決まっていない「ゴール」は「ゴール」が決まっていないのと一緒です。
ん〜。
数値化できないような「ゴール」もあると思うが？
例えば、与えられた仕事として決められた期限はないが、「過去の実績を調べる」というゴールもあると思うが？
確かに、そんな仕事もあるあるですね。
でも、それならば、「いつまでに完成させる」というように自分で期限を決めて数値化をすればいいのです。
与えられた仕事なんですから、放っておいたっていいことなんてありません。
突然、「前に頼んでおいたあの仕事、明日までにほしい」なんて言われることもあるあるです。
じゃあ、仕事が進む中で「ゴール」が変更になることってないの？
もちろん「ゴール」が変更になることってありますよね。
というか、「ゴール」が変更になるってことが認識できるのも、「ゴール」が決まっているからできることです。
僕は準備の中で「ゴール」の設定が一番大切だと思っています。
３.ゴールに到達するための「課題」を明確にする
「目的」と「ゴール」を明確にしても、それだけでは準備ができたとは言えません。
こちらも先ほどの例で言えば、「目的」はコンペに勝つことで、そのための「ゴール」は性能面、コンパクト面、コスト面、納期で設定しました。
次は、「ゴール」に到達するために克服しなければならない課題を明確にしなければなりません。
「性能を基準値より〇〇まで上げる」というゴールに到達するための課題を現時点で可能な限り全て抽出します。
- Aの大きさを今より大きくする
- Aを大きくするとBの力がどれだけ大きくなるか計算する
- Aを大きくしたことによってCの強度が弱くなるので、問題ないか計算する
- Aのサイズを変えたことによるコストと納期を確認する
といった感じです。
このように事前に課題を明確にしておけば、何を解決していけば良いのかが分かります。
仕事を細分化するイメージです！
逆に、解決すべきことが明確でないまま仕事を進めていると、しかるべきタイミングで見えていなかった【課題】に必ず激突します。
そして、そういう時はだいたい「時すでに遅し」で大炎上になります。
４.全てを紙に書き出す
さあ、ここまでで仕事の前の準備も大詰めです。
当たり前だと思いますが、１〜３までを全て頭の中だけで完結できる人なんていません。
しかも、その仕事が完了するまで常に記憶しておくなんて絶対に不可能です。
なので、「目的」、「ゴール」、「課題」を全て紙に書き出します。
全てを紙に書き出して仕事ごとに準備を管理します。
できれば、自分なりに使いやすいフォーマットを作成することをおすすめします。
いやいやいやいや。
そんな丁寧に紙に書き出すなんてやっている時間ないよ。
その時間が無駄な気がするが。
抱えている仕事量は一個や二個なんかと違うんやから。
・・・当然、そう思いますよね。
僕も、最初はこんなことして意味あるのかなぁ・・・って思っていました。
でも、こうやって準備を管理していくうちにその効果を実感することになります。
なぜなら、その管理を怠ってしまった仕事に限ってバッチリ失敗する羽目になるからです。
とはいえ、なんでもかんでも紙に書き起こしていては流石にやり過ぎですよね。
例えば、何度も経験したことがある仕事とか、もう失敗しない自信がある仕事とか、当たり前ですが日常業務などは管理するまでもないかもしれません。
準備の管理をするかしないかは仕事の習熟度で判断できると思います。
５.ルーティーン化する
上述の１〜４の手順を、仕事を始める前に、というか仕事の一部として当たり前のように実施できるまで繰り返し練習します。
こればっかりは、「準備」がルーティーン化するまで頑張るしかありません。
最初のうちは、
「準備」している時間に仕事を進めた方がいいような気がする・・・。
「準備」に時間がかかりすぎていないか・・・？
といったように、「これで本当に大丈夫か？」って不安になると思います。
でも、そんなことは心配無用です。
確かに時間がかかってしまっているように感じてしまいますが、かかっても1時間くらいです。
その1時間で仕事の失敗を防ぐ効果が得られます。
むしろ、「準備」をすることでこれからやるべきことが明確になるため、最終的には「準備」をしない時に比べて「ゴール」に到達する時間が速いことを体感できます。
そして、ルーティーン化されればされるほど、「準備」のコツみたいなものも掴めますので、もはや最初に感じていた不安ってなんだったっけ？状態です。
ここまでの「準備のやり方」がルーティーン化したあなたと、今までのあなたと同じような仕事をやっている大半の人との間には越えられない溝が生まれているはずです。
あなたの市場価値は爆上がりです！笑。
準備の効果を体験していない
こればっかりは「体験」するしかどうしようもありません。
僕たちはこの「準備の効果」を感じる体験が少なすぎるから「準備」を怠ってしまうのだと思っています。
どちらかと言えば、「準備」をしなくてもなんとかなっている経験の方が多いのではないでしょうか？
もっと言ってしまえば、仕事の途中で発生した課題をどうにかこうにかクリアしているので、「自分は仕事ができるんだ」とか思っていませんか。
少し振り返って考えると、「準備」さえしていれば、事前に解決できていたにもかかわらず・・・。
僕は、そう思っていました。
ここで、野球のイチロー選手の言葉を紹介します。
びっくりするような好プレイが、勝ちに結びつくことは少ないです。確実にこなさないといけないプレイを確実にこなせるチームは強いと思います。
準備もせずに出たとこ勝負的な感じで課題をクリアしている状態って、野球で言えばファインプレーでなんとか切り抜けているようなものだと思いませんか？
しかも、なんとか切り抜けられたとはいえ、実は不安要素を残したままになっているなんてことがあると思います。
イチロー選手の言葉は僕たちの日々の仕事でも通じるものだと思います。
しっかり「準備」をして確実に課題をこなす人が強いということです。
一度、しっかりと仕事の前に「準備」をしてみてください。
そして、スムーズに仕事を完遂してみてください。
たぶん、しっかり「準備」をしたことよって、いつものような「トラブル対処に追われている俺、仕事やってるぜ感」は得られないと思います。
淡々と仕事をこないしていくだけになると思います。
でも、それこそが仕事をコントロールしている状態だと思います。
この状態を体験することが大切なのです。
「感情」の切り離し方
僕たちはサラリーマンです。
どうしたって、自分のやりたいことなんてできません。
命令されたことをやらざるを得ません。
いろいろ腹も立ちますし、不公平感も感じます。
「感情」に左右されまくりです。
だからと言って、「感情」の赴くままに、何も対策をせずに毎日同じように仕事をしていると現状維持にしかなりません。
世の中の進み方が速いので現状維持では、むしろ後退だと最近では言われています。
仕事を「やらされる」から腹が立つし、イライラするのです。
なので、僕たちはやらされる側のままではなく、しっかりと対等な立場になって仕事を選択して「する」べきです。
そのためには、僕たちがその企業になくてはならない存在になるのです。
つまり、自分の市場価値を高めるということです。
すると、必ず好循環が生まれます。
そうでなければ、一生不公平なままです。
じゃあ、どうすればいいのか。
これも「準備」をするのです。
方法は同じです。
目的は「市場価値を高める」ことで、ゴールは「5年以内に対等な立場を得る」といったところでしょうか。
そうすると、市場価値を意識した課題を設定することになります。
言うなれば、これは自分人生ゲームでゴールを目指しているようなものです。
そんななか、
- 「やりたくない仕事を押し付けられたので、手を抜いたところ大失敗をした」市場価値：ー50ポイント。
- 「ムカついていたので、周りが見えずに失敗した」市場価値：ー20ポイント。
- 「不平不満を言いすぎて、聞かれてはマズイ人に聞かれてしまって左遷」市場価値：三年間の時間損失。
こんなことをやっていたら、ゴールには到底辿り着きそうにないですね。。
いち早くゴールに到達するためには上記のような「感情」が邪魔なことは言うまでもありません。
とはいえ、仕事で「感情」を完全に消すことが難しいことも事実です。
だからこそ、「準備」した通りに自分の市場価値を高めることに集中するのです。
市場価値の視点という一つ上の階層から仕事を意識すると「感情」を切り離せるようになります。
市場価値を意識するだけでも、少なくとも「感情」を客観的にみられるようになります。
ぜひ、一度、市場価値の視点を試してみてください。
おわりに
こんなに長い記事をここまで読んでくださりありがとうございました。
この記事は僕の働いている業界・業種・経験をベースにしていますので、「なんか違うかなぁ」というご意見もあると思います。
しかし、いかなる場合でも「準備」が大切なことには変わりありませんので、この記事があなたの「準備」について考えるきっかけになれば嬉しいです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。